Send varsel

Brukes til å varsle de som skal utføre en aktivitet. Varselet sendes på e-post og inneholder en link som åpner listen som er tilkoblet aktiviteten. Listen over mulige mottakere inneholder alle som skal delta i aktiviteten som ennå ikke har svart.

Felter

• Overskrift: Navnet på aktiviteten.
• Tittel: Tittelfeltet i den e-posten som skal sendes ut.
• Tekstfelt: Her skrives teksten som skal være med i e-posten. Teksten “http://www.qmplus.net/Link" kan plassers hvor som helst i e-posten og vil byttes ut med en individuell link for hver mottaker. Denne linken vil da kunne brukes til å besvare aktiviteten for den aktuelle brukeren. Dersom flere brukere svarer på samme aktivitet ved å bruke samme link vil kun det siste svaret bli registrert med mindre aktiviteten er registrert som en repeterende aktivitet. Det er derfor viktig at slike e-poster ikke videresendes.
• Avsenderadresse: Denne e-postadressen vil stå i avsenderfeltet. Settes automatisk til den e-postadressen brukeren som skriver varselet er registrert med. Denne adressen vil også motta alle feilmeldinger om ugyldige e-postadresser. E-postadresser kan endres i endre bruker under Brukere under Admin.
• Tidligere påminnelsesmeldinger sendt for denne aktiviteten: Dersom varsel er sendt for denne aktiviteten tidligere vil de listes opp her. Dersom du vil bruke samme tekst som ved et tidligere varsel, kryss av i Velgkolonnen og trykk på Bruk valgt tidligere melding knappen.

Brukerliste

• Listen inneholder alle brukere som skal delta i aktiviteten som ikke allerede har svart. Listen er sortert etter navn.
• Øverst står det en oppsummering av hvor mange brukere som er i listen og hvor mange av disse som har en tilsynelatende lovlig e-postadresse.
• Send til: Avkryssningsfelt for de som skal motta varselet. Alle brukere i listen som har en tilsynelatende lovlig e-postadresse er i utgangspunktet krysset av.

Knapper

• Velg alle: Krysser av for alle brukere i listen som har en tilsynelatende lovlig e-postadresse.
• Velg ingen: Fjerner alle avkryssninger i brukerlisten. Kan for eksempel være nyttig dersom man ønsker å teste et varsel til seg selv eller et lite utvalg før man sender det ut til alle.
• Send varsel: Sender varselet til alle brukere det er krysset av for i brukerlisten. Dersom det er mange (>100) brukere i listen kan det ta noe tid før alle e-postene er sendt ut. Det er mulig å lukke send varsel vinduet mens e-postene blir sendt. Når alle e-postene er sendt vil du få en melding om det dersom du ikke har lukket send varsel vinduet. Det betyr ikke at alle nødvendigvis har mottatt sin e-post. E-post i enkelte tilfeller ta lengre tid før de er fremme enn man forventer. Husk også å se i din egen e-post etter meldinger om ugyldige e-postadresser. Disse adressene må rettes opp før du kan sende varselet på nytt til dem.
• Bruk teksten fra valgt tidligere påminnelse: Vises kun for aktiviteter som har sendt tidligere varsel. Henter tittel og tekst for det valgte tidligere varselet slik at det kan brukes på nytt. Du kan gjøre endringer i den tidligere teksten før du sender meldingen ved å bruke Send varsel på vanlig måte.