Revisjon

I Qm+ betyr revisjon kvalitetssystemkontroll og brukes om prosessen med å kontrollere og godkjenne ett eller flere dokument. Dette går både på kontroll av dokumentets innhold og status.

Praxis: Du leser dokumentet som beskriver en rutine. Stemmer rutinen med virkeligheten?

• Hvis Ja, så er dokumentet ferdig revidert.
• Hvis Nei, så må enten praksis i bedriften endres, eller dokumentets innhold må skrives om slik at beskrivelsen stemmer med virkeligheten.

Det er viktig å sjekke om dokumentet har nyere versjoner enn den som er publisert. Dette vil i såfall vises i listen over dokumenter tilknyttet revisjonen.

Hva kan jeg gjøre her?

• Sett startdato og frist for revisjonen.
• Bestem hvilke dokumenter som skal være med i revisjonen. Bruk knappen nederst: Legg til dokumenter i revisjonen.
• Trykk Lagre for å opprette revisjonen.
• Revidert og Fjern kommer opp for hvert dokument som legges inn i tabellen.
  • Kryss av i Revidert når du har lest/kontrollert, og eventuelt også endret noe i dokumentinnholdet.
  • Kryss av Fjern når du vil fjerne dokumentet fra revisjonen (tabellen), eller når du angrer på at dette dokumentet ble revidert.
• Når alle dokumentene har fått avkryssinger i Revidert, og du klikker Lagre, så dukker knappen Avslutt revisjonen opp. Klikk på denne, og revisjonen er avsluttet.

Beskrivelse

• Dokumenter kan ha en varslingsdato for revisjon. Varslet går til en revisjonsansvarlig. Den varslede brukeren eller en leder/saksbehandler på samme eller overliggende avdeling som denne, kan så opprette en revisjon eller koble dokumentet på en eksisterende revisjon.
• Aktive dokumenter kan fritt tilknyttes revisjoner selv om de ikke har revisjonsvarsel.
• Et dokument kan kun være tilknyttet en åpen revisjon av gangen.
• En revisjon har ikke egne høringer tilknyttet seg, men bildet for å redigere en revisjon viser informasjon om eventuelle høringer dokumentene tilknyttet revisjonen har.
• For å opprette en ny høring for et dokument som er til revisjon må man åpne Høring / Godkjenning som ligger under Endre data for dokumentet. En lagret revisjon viser direkte lenker til Endre data for dokumentet for hvert tilknyttet dokument.
• Hver revisjon som har passert sin startdato vises som en linje i Innboks/Mine saker for den brukeren som skal utføre revisjonen.
• En revisjon er beskrevet som åpen intill den blir avsluttet.
• For å avslutte en revisjon må alle tilknyttede dokumenter ha loggeført revisjonen som utført. Dette gjøres ved krysse av for Godkjent i revisjonsbildet. Dette er en godkjenning av at dokumentet er revidert, ikke en godkjenning av dokumentet, i motsetning til hva som er tilfelle for Høring / Godkjenningsprosessen.
• En avsluttet revisjon kan ikke endres.

Data

• Opprettet av. Den brukeren som opprettet og skal utføre revisjonen.
• Avdeling. Avdelingen revisjonen ble opprettet på.
• Startdato. Datoen revisjonen starter.
• Frist. Revisjonens frist.
• Revidert.
• Informasjon. Fritekst. Ekstra informasjon for denne revisjonen. Brukes ved behov. Innholdet vises i tabeller som lister opp revisjoner.
• Dokumenter. En revisjon kan ha et ubegrenset antall dokumenter tilknyttet seg.