Dokumenter undermeny

Arkfane under dokumenter

Her administreres virksomhetens dokumenter.

Dokumentnavnene fungerer som lenker. Trykk på et dokumentnavn for å åpne dokumentet. For dokumenter laget i Qm+: Du kan enten se på HTML versjonen ved å klikke dokumentnavnet, eller du kan få en PDF versjon av dokumentet ved å trykke på ikonet til høyre for dokumentnavnet.

Deaktiverte dokumenter vises ikke i Info og kan ikke tilordnes lister, meldingsskjemaer eller aktiviteter. Allerede tilordnede dokumenter vil fremdeles bli vist der selv om de er deaktivert. Tilordnede dokumenter kan ikke slettes. Upubliserte dokumenter vises heller ikke under Info. Dersom et dokument har en publisert versjon og en nyere upublisert versjon, vil den publiserte versjonen være synlig under Info.

Hva kan jeg gjøre her?

• Lage nytt dokument klikk på grå knapp “Nytt dokument” nederst i skjermbildet.
• Revidere et dokument / sende på høring: Klikk på gult “Endre”-ikon til høyre i tabellen.
• I neste skjermbilde velger du mellom arkfanene Versjonsoversikt, Høringsoversikt, Revisjonsoversikt.

Nedfallsmenyer

• Avdelingsvalg: Tabellen viser enten alle dokumenter lagt inn i avdelingen som er valgt i navigatoren eller dokumenter lagt inn i avdelinger fra og med avdelingen som er valgt i navigatoren.

• Dokumentgruppevalg: Tabellen viser kun dokumenter som tilhører den valgte dokumentgruppen. Dersom valget “Vis alle dokumentgrupper” er valgt, vises alle dokumenter uavhengig av hvilken dokumentgruppe de tilhører.

• Visningsmodus for dokumentoversikten:

  • Dokumentinformasjon. Standard, viser som før oversikt over hvor i strukturen dokumentet tilhører.
  • Revisjonsinformasjon. Viser når dokumentene har varslingsdato for revisjon og informasjon om forrige / pågående revisjon.

Knapper

Nytt dokument: Åpner endre data for dokumentet skjermbildet for å lage et nytt dokument.

Ikoner

Ikoner brukt til å symbolisere ulike dokumenttyper

• Lenke til dokument på nettet
• Lenke til side hos Lovdata
• Worddokument
• Pdfdokument
• Exceldokument
• Powerpointdokument
• Dokument laget i Qm+
• Dokument av type prosesskart, laget i Qm+
• Ukjent eller tomt dokument
• Mappe. Kan ikke åpnes, brukes kun for å lage en dokumentstruktur.

Endre

• : Endre data for dokumentet. Åpner endre data for dokumentet skjermbildet for å endre en eksisterende dokument.
• : Lag lest og forstått aktivitet. Vises bare for aktive publiserte dokumenter. Dette åpner siden Ny aktivitet i Aktivitetsplan og setter tittel, periode, liste, type og tilknyttet dokument automatisk. Det er mulig å bruke andre lister enn standardlisten for Lest og forstått. Dersom noen ønsker at en annen liste skal brukes som standard, må de ta kontakt med QmPlus AS. Dersom man trykker på Lag lest og forstått aktivitet for et dokument med underdokumenter, blir også underdokumentene automatisk lagt til aktiviteten.
• : Deaktiver / Aktiver documentet. Deaktiverer eller aktiverer dokumentet avhengig av om man man står i Aktive dokumenter eller Deaktiverte dokumenter.
• : Slett dokument. Slett dokumentet. Kun synlig for deaktiverte dokumenter som ikke er tilordnet andre elementer i systemet.

Status

• : Ikke indeksert.
• : Godkjent.
• : Ute på høring.
• : Ok.
• : Indekseringsfeil. Dette kan skyldes at dokumentet ikke er tilgjenglig eller er på et format som vår indekseringsmotor ikke har klart å tyde. Det kan skje at også normale formater som pdf og word feiler. Dersom lenken åpner dokumentet korekt, betyr dette kun at dokumentet ikke vil gi treff utover dokumenttittelen, dersom man gjør fritekstsøk under Info. Lenker til intranettsider eller andre sider søkemotoren ikke når frem til, vil alltid få indekseringsfeil. Merk: Symbolet § i en lenke gjenkjennes ofte ikke av søkemotoren, noe som fører til en indekseringsfeil. Vi foreslår at du erstatter den med den tilsvarende HTML-koden, som er %C2%A7.
• : Dokumentet har nyere upublisert / eksisterende publisert versjon.
• : Gir informasjon om siste Lest og forstått aktivitet for dokumentet.